Operatività / 03
Automatizzare il front desk, senza perdere il controllo
Organizza l’invio delle email prima dell’arrivo e distingui invio del link, validità e accesso alle istruzioni.
- 01Prima dell’arrivo
Link e informazioni utili
- 02Durante il soggiorno
Chat e richieste allo staff
- 03Dopo il check-out
Questionario e valutazioni
Tre momenti diversi
L’orario di invio dell’email, l’inizio di validità della chat e la disponibilità delle istruzioni riservate non sono la stessa cosa. Puoi preparare l’ospite prima del viaggio senza anticipare codici o dettagli di accesso. Imposta e verifica ogni finestra separatamente.
Ragiona nel fuso della struttura
Controlla date del soggiorno, indirizzo email e fuso orario prima di attivare gli invii. Un invio il giorno prima alle 09:00 deve avere un significato preciso per la struttura. Verifica inoltre come vengono gestiti ospiti inseriti dopo l’orario programmato.
Controlla gli esiti, non solo l’interruttore
Dopo il salvataggio delle regole, consulta gli invii programmati e gli eventuali errori nella scheda ospite. Un’email inviata non prova che l’ospite l’abbia letta. Mantieni disponibile un invio manuale per i casi da gestire direttamente e non promettere WhatsApp se il canale non è attivo.
Prima di attivare
- Fuso e date verificati
- Finestra della chat distinta dal check-in
- Esiti email controllati
Domande frequenti
Il link può arrivare prima del check-in?
Sì, se configuri l’invio anticipato e una validità compatibile. Le istruzioni riservate possono diventare disponibili in un momento diverso.
Basta attivare l’invio automatico?
No. Servono recapiti corretti, soggiorni validi e regole salvate; controlla sempre la previsione degli invii e gli esiti.