Au quotidien / 03
Automatiser la réception sans perdre la maîtrise
Organisez les emails avant l’arrivée et distinguez envoi du lien, validité du chat et accès aux consignes privées.
- 01Avant l’arrivée
Lien et informations utiles
- 02Pendant le séjour
Chat et demandes à l’équipe
- 03Après le départ
Questionnaire et évaluations
Trois moments distincts
L’envoi de l’email, l’ouverture du chat et la disponibilité des consignes privées sont des réglages différents. Préparez le voyageur sans révéler les codes d’entrée trop tôt. Configurez et contrôlez chaque période séparément.
Utiliser le fuseau de l’établissement
Vérifiez dates, email et fuseau horaire avant l’activation. Un envoi la veille à 09:00 doit avoir un sens précis pour l’établissement. Contrôlez aussi le traitement des voyageurs ajoutés après l’heure programmée.
Vérifier les résultats
Après l’enregistrement des règles, consultez les envois prévus et les erreurs dans la fiche voyageur. Un email envoyé ne prouve pas sa lecture. Gardez l’envoi manuel pour les exceptions et ne promettez pas WhatsApp si ce canal n’est pas actif.
Avant l’activation
- Dates et fuseau vérifiés
- Chat distinct des consignes d’entrée
- Résultats des emails contrôlés
Questions fréquentes
Peut-on envoyer le lien avant l’arrivée ?
Oui, avec un envoi anticipé et une période de validité compatible. Les consignes privées peuvent devenir accessibles plus tard.
L’activation suffit-elle ?
Non. Il faut des coordonnées exactes, des séjours valides et des règles enregistrées. Vérifiez la programmation et les résultats.